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怎样策划线下活动

作者:社群运营技巧    发布时间:2020年12月19日

线上活动可以增强社群的活跃度,当群员们在社群里聊得热火朝天时,他们需要从线上走到线下,这样可以使群员相互之间更加熟悉,进而成为现实中的朋友。
移动互联网让人们的交流更加便捷,但是互联网中的我们与现实中的我们或多或少存在着差异和隔阂。为了打通虚拟和现实之间的隔阂,让社群成员之间的交流更加直接、自然,线下活动就显得必不可少。那么,如何策划一个成功的线下活动以及需要注意哪些问题呢?
1.时间
社群活动组织者需要考虑好主讲嘉宾的时间、成员的时间、节假日时间和是否有空场地等,综合考虑以上事宜之后再确定活动开始的时间。如果活动延时,延时时间最好不要超过1小时。
2.预算
社群活动组织者要提前与企业和成员沟通,看他们是否有免费资源,这样可以节约活动费用。例如,免费赞助食物,免费提供场地,免费赞助小礼物等。同时,社群活动组织者要召开讨论会,明确哪些费用不能节省、哪些费用可以节省。
3.场地
社群活动组织者选择场地时需要考虑以下问题:
① 场地交通是否方便?
② 环境是否吵闹?
③ 是否有指示牌?
④ 能不能摆放活动海报和易拉宝?
⑤ 现场WiFi、麦克风和投影仪能不能使用?
⑥ 电源插座够不够多?
⑦ 空调能不能用?
⑧ 是否免费提供食物?
解决了以上问题,就解决了场地问题。
4.准备嘉宾课件
社群活动通常会邀请嘉宾进行演讲,演讲嘉宾的课件在活动前要预演,以防发生课件无法打开等情况。活动前,社群活动组织者要收集好演讲嘉宾的课件,活动后把课件放入群共享,方便参加活动者回顾学习。
5.发布通知
发布社群活动的通知也是一项精细的工作。在发布通知前,社群活动组织者需要明确是否可以在场地提前张贴海报;如需换乘公交和地铁,要详细标注并提供问路电话。社群活动组织者需要在报名成功后通知一次成员,活动前3天再通知一次成员。另外,活动通知可以发送给嘉宾,让他帮忙转发宣传。
6.活动通知格式
社群活动通知要按照标准格式书写,必须包含时间、地点、人物和事件。通知的设计和书写要做到让成员30秒内判断这个活动是否值得参加。组织者需要把时间表、地点和演讲内容大纲等重要信息放在成员面前,引起成员的关注。
7.现场人员名单
社群活动组织者需要确定现场工作人员应到达现场的时间;确定各项工作的负责人,细分到准备物料、检查细节、准备签到表和与场地工作人员沟通等工作。这里需要重点明确的是社群活动中的拍照、实时微信群互动、微博更新、直播等,这些都是社群活动的新玩法,务必要将责任落实到个人。
8.拍照
社群活动中,拍照是个技术活。社群活动组织者需要现场活动标志、嘉宾和课件、提问互动场面、签到场面、粉丝跟嘉宾交流场面等影像资料。建议活动组织者在活动前邀请大家一起拍张合影,以免活动后期参与人员提前离场而影响拍照的效果。如果有横幅或者海报,活动组织者可以拍带横幅或者海报的合影。
9.活动策划
社群活动组织者确定时间后,除了嘉宾演讲和互动之外,还需要策划一些游戏活动。例如,分享小故事和歌曲接龙等,这些活动可以促进大家对彼此的了解。
10.志愿者
社群活动有个不可替代的岗位就是志愿者。签到、发小礼物和维持秩序等工作都需要志愿者的帮助。那么,志愿者怎么产生呢?社群活动组织者可以在参加活动的人员中选择,通知他们参加活动时一并询问他们是否愿意成为志愿者。